Print Pages

Access Page via Rule

Track Page Visit

Visited Pages JQuery

Navigatie EN HIII H I H II H III H IV H V H VI
Navigatie EN tablet HIII H I H II H III H IV H V H VI
Navigatie EN mob H3 H I H II H III H IV H V H VI

Organising research data

"Not one system is going to put structure in your data, because it doesn't understand your research. The structure comes from you." - Patrick Vandewalle


Folder structure

    Main points

If you want your research data to be easily traced and interpreted, it is vital to store it in a structured and consistent way with appropriate data documentation (metadata). The folder structure used for the data and the file names for the data files should be logical (see box). 

Maybe the researcher already uses a system that contains a certain degree of structure. Maybe a folder structure is already in place and when data is uploaded, basic meta data such as author, date etc. have to be added, datalab such as Dataverse network(1) or a datalab created in Sharepoint are good examples

 

File naming and version management

Meaningful file names

Below are tips on meaningful and consistent file names. Read more in 'Naming files and folders'.(2)

  • Make sure to use consistent file names. When you use a date in the file name, choose a notation (for instance, YYYYMMDD of yymmdd).
  • Do not use strange characters like ?\!@*%{[<> in the file name. 
  • Use traceable file names, such as Project_Instrument_locatie_YYYYMMDD.ext.
  • Make sure to only use each file once in the folder structure. If you store a file in more than one place, several versions of the same file can unwillingly be created.  
  • See also version management.

It is good practice to note the file naming and its meaning in a readme.txt. 

Even if a researcher is well underway with his project consistent file naming is still an option by using a bulk file rename utility.(3) It is important, however, to check if this bulk renamer delivers on its promises. 

  Case

Below you will find the suggested folder structure and file names from the data management plan(4) by Beatriz Ramirez for her research at Wageningen University. 

  Sources and additional reading

Click to open/close

  1. Dataverse Network. Retrieved from thedata.org
  2. University of Leicester. Naming files and folders. Retrieved from http://www2.le.ac.uk/services/research-data/organise-data/naming-files
  3. Bulk Rename Utility for Windows. Retrieved from http://www.bulkrenameutility.co.uk/Main_Intro.php
  4. Ramirez, B. (2013). Data management plan. Retrieved from  http://www.wageningenur.nl/en/Expertise-Services/Data-Management-Support-Hub/Browse-by-Subject/Organising-files-and-folders.htm (example DMP 2)

Additional reading


Like · Dislike 1 ·  
Not rated yet. Be the first who rates this item!

Judith Gulpers - Het organiseren van wetenschappelijke literatuur kan ook heel lastig zijn: als je een pdf-document downloadt, dan verschilt de naamgeving per aanbieder. Ik gebruik de File Organizar functie in Mendeley om de naamgeving 'automatisch' aan te laten passen in 'author-year-title'.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

peter verberne - @ Judith: Wat een goede tip! Ik ga die ook bij ons voorleggen.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!

Wichor Bramer - wat ik nog mis als waarschuwing, wat ik veel mensen zie doen, is dat ze een file naam beginnen met een datum. dan kun je het nog maar op een manier sorteren, je kunt altijd wel op datum sorteren. niet met datum beginnen zou ik zeggen.
ook snap ik niet goed waarom in het voorbeeld underscores gebruikt worden ipv spaties. spaties kunnen toch ook gewoon. alleen als je iets op het web zet is een underscorde wel handig/ verstandig.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!

Marina Noordegraaf - @Wichor Zeker, spaties kunnen ook gewoon. Maar als je je files erop 'voorbereidt' dat ze ooit op het web zouden kunnen komen te staan, dan zijn underscores beter. Spaties in webadressen worden door een browser namelijk vaak geëncodeerd. Het bestand example 1.pdf wordt dan bijvoorbeeld example%201.pdf en dat leest lastig. Als je daar van tevoren rekening mee houdt, voorkom je dat je je files alsnog moet 'renamen'.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

Rick Vermunt - Grappig is dat dit tips zijn die iedereen goed kan gebruiken bij het opslaan van zijn bestanden. De naamgeving, zo voor de hand liggend, ga ik zeker overnemen.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

Eric Rumondor - Dank jullie allemaal. Nuttige tips voor wat betreft de bestandsnamen. Afhankelijk van de inhoud van het bestand, gebruik ik de datum van aanmaak.

3 years 5 months ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

Frans de Liagre Böhl - @Wichor - Een argument om toch een bestand met een datum aanduiding te beginnen (YYYYMMDD voor het beste resultaat) is dat je hiermee een sorterings mogelijkheid hebt, los van die van je PC. Als je een bestand hebt waar je een hele kleine aanpassing, bijv. een aanpassing van een spelfout, doet die geen ´nieuwe´ versie rechtvaardigt, dan zal de PC de datum van ´laatste wijziging´ dienovereenkomstig aanpassen, terwijl de aard van de wijziging daar, althans conceptueel, geen aanleiding toe geeft.

1 year 3 weeks ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

Harry Garst - Het is vaak het aloude dilemma tussen doelstellingen op korte versus lange termijn: iedereen heeft haast om deadline's te halen om daarna weer door te stomen naar de volgende deadline. Om eerst het tuintje netjes aan te harken, daar komt het vaak niet van. Na de zonde komt het berouw.

1 year 1 week ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

Harry Garst - Eigenlijk zou je voor veel projecten een flowchart moeten maken om te zien hoe allerlei bestanden zich tot elkaar verhouden. Typisch iets wat je bedenkt als je na enige tijd weer wijs probeert te worden van je eigen bestanden....

1 year 1 week ago · 
Not rated yet. Be the first who rates this item!
I like maybeLike · 

RDNL uses cookies. More information Close