Data Support in de praktijk

De wortel en de stok 

Rudy Dokter, informatiearchitect bij SRS: “De keuze viel mede op Research Drive van SURF omdat de data veilig zijn opgeslagen op een server in Amsterdam. Zodoende hebben we alleen rekening te houden met Europese wetgeving”.

De beslissing om de Saxion Research Cloud Drive - zoals ze de implementatie van Research Drive binnen Saxion noemen - in te richten, kwam op precies het juiste moment. Het bleek zelfs de wortel om het bestaande onderzoeksregistratiesysteem goed te gebruiken.

Renate Mattiszik, data librarian bij SRS, vertelt: “In het opzetten van onderzoeksondersteuning hebben wij allereerst de focus gelegd op het registreren van onderzoeksprojecten. Je weet tenslotte niet wat je moet faciliteren als je daar geen inzicht in hebt. Door een reorganisatie raakte de registratie in het slop. Het lukte onderzoekers niet om deze taak over te nemen. Tegelijkertijd stonden ze te trappelen om hun onderzoeksdata op een veilige manier op te slaan. We hebben toen de twee taken - registreren en veilig opslaan - gekoppeld. Als je je onderzoeksproject registreert - en alleen dan - krijg je toegang tot een project gecentreerde omgeving in de Saxion Research Cloud Drive”.

En deze aanpak werkte: Saxion onderzoekers staan in de rij om hun onderzoeksprojecten te registreren en hun data tijdens het onderzoek op te slaan in de Research Cloud. Ook registreren zij volop hun onderzoeksoutput. ”Alles wat niet is ingevoerd, telt niet mee in de onderzoeksevaluatie”, vertelt Sarah Coombs, adviseur research support bij Saxion, “dus dat is de stok. Als je 2 jaar geleden gevraagd had welk onderzoek we doen, dan hadden we daar geen antwoord op gehad. Nu is dat heel erg duidelijk”. 

De meerwaarde van vooroplopen 

De implementatie van de Saxion Research Cloud Drive duurde 3 maanden van de beslissing van het CvB tot het in gebruik nemen door de onderzoekers. Een dergelijke korte doorlooptijd is alleen mogelijk als daar een vruchtbare bodem voor is. En die was er, want SRS is ten tijde van de beslissing al een aantal jaren bezig om onderzoekers zo praktisch mogelijk – in de one-stop-shop gedachte - te ondersteunen. Er is publicatiebeleid waar het CvB achter staat, er zijn ambassadeurs in de lijn en de hoge organisatiegraad rondom onderzoeksondersteuning maakt de lijnen kort. Sarah: “We waren al een team voordat we in een officieel team zaten. Mensen zijn competent en op elkaar ingespeeld en durven uit hun comfort zone te stappen. Dat is misschien wel de belangrijkste succesfactor. Geen Research Drive zonder eigen drive”.

Het Saxion Research Services team is een samenwerking tussen onder andere Saxion Bibliotheek, Bureau Kwaliteitszorg, International Office, Saxion Research & Graduate School en Juridische Zaken. Daarnaast heeft het team een eigen communicatiemedewerker.

SRS steekt veel tijd in professionalisering en goed samenwerken. Het team is een voorloper in hbo-land en krijgt door haar pioniershouding dingen voor elkaar. “Omdat wij Research Drive al geïmplementeerd hebben, kunnen we nu ook andere hbo-instellingen inspireren en meenemen om hetzelfde te doen. Er is momentum om dingen samen voor elkaar te krijgen. Ook denkt SURF er nu bijvoorbeeld over na om Research Drive uit te breiden naar een RDM platform, waarin standaarden en koppelingen ervoor zorgen dat informatie uitgewisseld kan worden tussen verschillende systemen en de hele workflow van de onderzoeker wordt ondersteund”, vertelt Renate.  

The next level

Hoe ziet SRS de volgende stappen in onderzoeksondersteuning voor zich?

Saxion Research Services zijn nog volop in ontwikkeling. Heeft het bijvoorbeeld zin om onderzoekers per domein te ondersteunen met hun datamanagement? Hoe kun je onderzoekers trainen om veilig om te gaan met hun data? De weg die SRS steeds bewandelt is die van overzicht, naar inzicht naar ondersteuning.

Sarah is vooral benieuwd hoe het registreren van onderzoeksoutput gaat bijdragen aan de discussie over de impact van het hbo-onderzoek aan de maatschappij: “Wij ontvangen van de lectoraten alles van Powerpoints tot en met prototypes en artikelen als output. Omdat de onderzoeksoutput nu zichtbaar is, heb je meer inzicht waardoor je gerichter over maatschappelijk impact kan discussiëren en uiteindelijk evalueren”. (Saxion, 2018).

Rudy blijft ondertussen de informatie-architectuur bewaken: “Je kunt boven de grond van alles willen, maar het moet – volgens de principes van Open Science - onder de grond ook op elkaar aan blijven sluiten”.

Renate sluit af met een aantal tips voor haar mede data supporters: “Als er iets is dat ik geleerd heb in mijn baan als data librarian is het wel het volgende: “Ga het land in, praat met collega’s, neem deel en deel!””.

In de spotlight