De kunst van het aansluiten

In het filmpje hierboven probeert de data supporter de klant te inspireren en te overtuigen. Dat is niet altijd een vruchtbare tactiek. Als de klant blijft 'ja, maren' dan is het zaak van strategie te veranderen. In de regel kun je stellen dat er weerstand in het spel is zodra een gesprek zich herhaalt. Blijkbaar past jouw aanbod niet bij de vraag en inhoudelijke argumenten helpen je dan niet verder. Dan is het zaak om de zorg achter de zorg boven tafel te krijgen, bijvoorbeeld met LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen):

1. Stop met praten en luister.
2. Vat samen wat de klant zegt en benoem wat je opvalt
   'Als ik u goed begrijp zegt u dat ...'
3. Vraag door.

Achter elke NEE zit een JA. Een JA tegen ongestoord onderzoek doen bijvoorbeeld. Als je bij die JA aan kunt sluiten, dan sluit je aan bij de beleving van je klant. Een term die in dit verband ook veel gebruikt wordt is NIVEA: Niet invullen voor een ander. 

Mocht je je verder willen bekwamen in gespreks- en adviesvaardigheden, volg dan vooral een cursus op dit gebied.  

In onderstaande casus lees je hoe Maarten van Bentum, Data Librarian bij de University of Twente (n.d.), aansluit bij de behoefte aan data support van de onderzoeksgroep Water Engineering and Management van de Universiteit Twente:

"Behoefte aan databeheer is vaak latent aanwezig. Wanneer je ernaar vraagt is databeheer in eerste instantie geen probleem. Maar na enig doorvragen komen toch wel kanttekeningen bij het beheer van data naar boven. Zoals de wens om de data die binnen de groep geproduceerd zijn beter te kunnen delen. 

Zo ook bij de groep Water Engineering and Management (WEM) aan de UT. Na een eerste gesprek met de hoogleraar stelde zij voor om het bestaande interne databeheer eens onder de loep te nemen en te kijken hoe er tegen zo laag mogelijke kosten verbeteringen aangebracht konden worden. 

Toen ik het eerste gesprek had met de verantwoordelijke voor het databeheer bij WEM, bleek dat hij nauwelijks noodzaak zag tot verbeteringen in het databeheer van de groep. Het bestaande databeheer beperkte zich tot het verzamelen van datasets op een centrale schijf, zonder nadere beschrijving van deze sets of de mogelijkheid deze schijf te doorzoeken. De data werden dus wel bewaard (hoewel niet systematisch) maar niet of nauwelijks binnen de groep hergebruikt.

We besloten om een inventarisatie te maken van de ideeën over databeheer binnen de groep. Uit interviews met promovendi en onderzoeksmanagers kwam naar voren dat bij PhD-ers databeheer en het (intern) delen van data niet of nauwelijks leeft. Bij de onderzoeksmanagers leefde het echter wel. In overleg met één van hen kwam een concreet idee naar boven voor het implementeren van een tool voor intern databeheer. Op basis van een dergelijke tool worden afspraken gemaakt over het omgaan met data. De kosten van deze verbeteringen beperken zich tot het aanschaffen van een PC waarop de tool geïnstalleerd wordt. Het beheer komt in handen van de huidige verantwoordelijke databeheerder van de groep.

Waarin zit nu het succes van deze casus? Ten eerste in het zoeken naar en werken aan een concrete verbetering van een bestaande databeheerpraktijk. Een verbetering die vanuit de groep naar voren kwam. Ten tweede in de bescheiden omvang, ook wat betreft de kosten, van deze verbetering. Veel groepen hebben te maken met een krap budget dat in de komende jaren ook niet veel ruimer zal worden. Ten slotte zat het succes in de intensieve samenwerking met de databeheerder van de groep.  Als data supporter ben je enerzijds degene die kennis en ervaring inbrengt, anderzijds degene die adviseert over de stappen in een proces van verandering van het databeheer".

In het JISC-project Incremental kwamen projectmedewerkers erachter dat de meeste onderzoekers niet bekend waren met termen zoals data archive, repository, preservation, metadata. De schrijvers van het bijbehorende artikel (Ward, 2011) adviseren om data jargon te vertalen om advies zo laagdrempelig mogelijk te maken. Zo noemen ze preservation nu looking after your data.

Data supporters moeten ook tolken als het gaat om de voorwaarden van onderzoeksfinanciers. In onderzoek naar het H2020 DMP template (European Commission, 2018) bleek bijvoorbeeld dat voor velen begrippen zoals interoperability, metadata, ontologies en data access committee onduidelijk waren. (Grootveld, et al., 2018, pagina 15).