Kosten van datamanagement

There is now a broad consensus that sharing and preserving data makes research more efficient, reproducible and potentially innovative. As such, most funding bodies now require research data to be stored, preserved, and made available long-term. But who is going to pay for this to happen? | Dunning & Teperek, 2018

Datamanagement is niet gratis. In deze paragraaf vind je aanknopingspunten en tools om onderzoekers te ondersteunen bij het inschatten van de kosten, een van de onderdelen van een DMP.  

Korte en lange termijn financiering van datamanagement

De behoefte aan betrouwbare data-archieven neemt toe nu onderzoeksfinanciers steeds vaker eisen dat onderzoeksdata open access ter beschikking gesteld worden. Tegelijkertijd is het financieringsmodel voor data-archieven nog verre van duidelijk. Er is een spanningsveld tussen de kortetermijnfinanciering die inherent is aan onderzoeksprojecten en de langetermijninspanning die komt kijken bij het ter beschikking blijven stellen van de onderzoeksdata die uit dergelijke projecten voortkomen. Zo staat er bijvoorbeeld in de financiële regels van de Europese Commissie (n.d.) dat subsidiegeld alleen kan worden besteed tijdens het project en niet ook nog daarna. Dat betekent dat er voor datamanagement tijdens het project wel subsidiegeld kan worden gevraagd, maar niet voor de kosten van langetermijnarchivering.

Projectmatige financiering voor data-infrastructuren is op lange termijn niet duurzaam. Al in 2013 pleitten de auteurs van de white paper 'Sustaining Domain Repositories for Digital Data' (Ember, 2013) ervoor dat de kosten voor langetermijnbewaring door onderzoeksfinanciers meegenomen worden (door een percentage van het totale budget voor dit doel uit te trekken). Dit model zou er namelijk toe leiden dat alle data gelijk zijn: zij hebben allemaal evenveel kans om gearchiveerd te worden. Gesprekken met individuele onderzoeksfinanciers door individuele instellingen hebben nog geen resultaat opgeleverd dat dit model ondersteunt. Daarom stellen Dunning en Teperek (2018) dat er een gecoördineerde actie nodig is om het punt van financiering van langetermijnarchivering op de agenda van onderzoeksfinanciers te krijgen. 

Een belangrijk punt dat door data supporters opgepakt zou kunnen en moeten worden.   

In de spotlight

Er zijn aardig wat projecten die de kosten van datamanagement en langetermijnbewaring in beeld hebben gebracht (Jackson & Wheatly, 2016). Hieronder staat een aantal concrete tools die uit deze projecten zijn voortgekomen. 


Gids om de kosten van datamanagement in te schatten (Universiteit Utrecht)

RDM Support van de Universiteit Utrecht ontwikkelde een gids om per onderzoeksfase en onderzoeksactiviteit de kosten van datamanagement in te kunnen schatten (Utrecht University, n.d.).

Interactieve tool om kosten van datamanagement in te schatten (4TU.Centre for Research Data, TU Delft)

TU Delft maakte een interactieve tool om de kosten van datamanagement in te kunnen schatten (4TU.Centre for Research Data, TU Delft, n.d.) 

Data Management Costing Tool (UK Data Service)

UK Data Service (2015) ontwikkelde een costing tool. Deze biedt een overzicht van mogelijke kostenposten waar je rekening mee moet houden gedurende de gehele levenscyclus van onderzoeksdata.  De schatting van de kosten blijft aan de invuller.

Curation Costs Exchange

Curation Costs Exchange (CCEx, n.d.) is een platform gebouwd om organisaties te helpen om de kosten van langetermijpreservering te beoordelen door vergelijking en analyse. De CCEx is bedoeld om echte informatie over kosten te bieden om zo onderbouwde investeringen te kunnen doen. 


Historically funders have encouraged, and still encourage, the use of domain specific resources, which have been born from project-based funding because of a lack of provision elsewhere. This has created a complex situation – researchers created domain specific data infrastructures using their project funding; these have become the subject norm; funder’s encourage their use, but now don’t have the mechanisms to be able to pledge sustained long-term funding | University of Cambridge, 2017

Bronnen

Klik om te openen/sluiten

4TU.Centre for Research Data. Data Management Costing Tool. https://zingtree.com/host.php?style=buttons&tree_id=511095771&persist_names=Restart&persist_node_ids=1&start_node=1&start_tree=511095771

CCEX (n.d.) Curation Costs Exchange. Understanding and comparing digital curation costs to support smarter investments. http://www.curationexchange.org/compare-costs

Dunning, A., Teperek, M. (2018, September 7th).  Research data should be available long-term…but who is going to pay? Impact of Social Sciences blog. [Blogpost] https://blogs.lse.ac.uk/impactofsocialsciences/2018/09/07/research-data-should-be-available-long-termbut-who-is-going-to-pay/

Ember, C. (2013). Sustaining Domain Repositories for Digital Data: A white paper. https://deepblue.lib.umich.edu/bitstream/handle/2027.42/136145/WhitePaper_ICPSR_SDRDD_121113.pdf?sequence=1&isAllowed=y

European Commission (n.d.). Horizon 2020 online manual.Open access & data management. https://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/open-access-dissemination_en.htm 

Jackson. A.; Wheatley, P. (2016). Digital preservation and data curation costing and cost modelling. [wiki]. wiki.opf-labs.org/display/CDP/Home

UK Data Service (2015). Data management costing tool and checklist.https://ukdataservice.ac.uk/media/622368/costingtool.pdf

University of Cambridge (2017, June 26). Office of Scholarly Communication. Open Resources: Who Should Pay? [Blogpost]. https://unlockingresearch-blog.lib.cam.ac.uk/?p=1483

Utrecht University (n.d.). RDM Support. Costs of data management. [Guide] https://www.uu.nl/en/research/research-data-management/guides/costs-of-data-management